Mariën's blog

Binnenlandse dagvergoedingen in een nieuw jasje gestoken

Zoals u ongetwijfeld weet kan uw onderneming voor uw werknemers of bedrijfsleiders die vaak op de baan zijn een vergoeding toekennen ter compensatie van de kosten die zij maken tijdens deze dienstreizen. Hierbij worden ofwel de reële kosten betaald ofwel valt u terug op het forfait.

Om deze forfait correct toe te passen is het aangewezen om de forfaits te gebruiken die worden toegekend aan de ambtenaren van de federale overheid.

De voorwaarden waaraan moet worden voldaan om gebruik te kunnen maken van deze forfait, alsook de vooropgestelde bedragen werden vanaf 1 september[1] grondig gewijzigd.

Voortaan zal er slechts aanspraak kunnen worden gemaakt op een vergoeding voor dienstreizen in België op voorwaarde dat volgende regels cumulatief worden voldaan:

  1. de dienstverplaatsing bedraagt minstens 6 uur
  2. de dienstverplaatsing vindt plaats buiten een straal van 25 km buiten de administratieve zetel
  3. er mag geen andere vergoeding ter compensatie van een maaltijdkost worden toegekend

Indien aan bovenvermelde voorwaarden is voldaan kan er een dagelijkse vergoeding voor verblijfkosten worden toegekend ten belope van € 16,73 (niet-geïndexeerd 10 euro). Dit bedrag is volledig belastingvrij.

Daarenboven is er voorzien in een aanvullende vergoeding voor verblijfkosten indien het personeelslid of de bedrijfsleider buiten zijn woonplaats moet logeren en dit de nodige kosten met zich teweegbrengt. Hiervoor moeten de volgende regels cumulatief worden voldaan:

  1. het gaat niet om kosteloze logies
  2. de dienstverplaatsing bedraagt meer dan 75 km
  3. de kosten voor het verblijf worden persoonlijk ten laste genomen, m.a.w. betekent dit dat uw onderneming niet mag instaan voor de kosten die samenhangen met uw verblijf zoals o.a. hotelkosten, kosten ontbijt ed.

Het bedrag van deze vergoeding bedraagt € 125,51 per nacht (niet-geïndexeerd 75 euro).

Combinatie is mogelijk

De reisvergoeding met overnachting sluit die zonder overnachting NIET uit.

U vertrekt bvb. dinsdagmorgen naar een klant in Gent. U neemt onderweg een lunch en ’s avonds overnacht u ter plaatse (inclusief avondmaal en ontbijt).

U heeft dan recht op een vergoeding van € 16,73 voor uw middagmaal én € 125,51 voor de overnachting, ofwel € 142,24.

Maandelijkse forfaitaire kostenvergoeding

Daarnaast voorziet het koninklijk besluit in de mogelijkheid om een maandelijkse forfaitaire kostenvergoeding toe te kennen.

Als de aard van de functie zelf regelmatige prestaties buiten de administratieve standplaats impliceert en in afwijking van de voorwaarde van de duurtijd en de omvang van de verplaatsing, kan er besloten worden om een maandelijkse forfaitaire vergoeding toe te kennen die gelijkstaat met een aantal keren de dagelijkse vergoeding (maximum 16 keer voor voltijdse prestaties).

40 dagen- regel

Er mogen geen dagvergoedingen toegekend worden indien een opdracht bij een klant 40 dagen of langer duurt (deze 40 dagen moeten niet noodzakelijk op elkaar volgen).

Aftrekbaar voor uw vennootschap

De toegekende dagvergoedingen zijn volledig aftrekbare beroepskosten voor uw vennootschap.

Meer info?

Aarzel niet om ons te contacteren indien u meer informatie wenst.

 

[1] de nieuwe regels werden uitgeschreven in het Koninklijk besluit van 13 juli 2017

Verwerpen van btw-aftrek wordt moeilijker

De administratie heeft recent een circulaire gepubliceerd die ervoor zorgt dat de btw-controle voor ondernemingen meer draagbaar zal zijn. Een uitgave zou niet langer puur op basis van vormfouten mogen verworpen worden.

Bij de huidige controles onderzocht de controleur de aankoopfacturen. Er wordt in eerste instantie nagekeken of de uitgaven beroepsmatig zijn en geen privé-uitgaven betreffen. Vervolgens wordt er gekeken of de factuur alle verplichte vermeldingen bevat. Als een van de verplichte vermeldingen ontbreekt, zoals btw-nummer, kan de controleur de uitgave verwerpen. Het feit dat u duidelijk kan aantonen dat dit beroepsmatige uitgaven zijn, speelt dan niet langer een rol.

Met die strenge benadering wordt komaf gemaakt. Ondernemingen krijgen vanaf nu de kans om op basis van andere bewijsstukken zoals leveringsbon, bestelbon, offerte, e-mail, aan te tonen dat de gemaakte uitgave wel degelijk beroepsmatig is en bijgevolg de aangerekende btw aftrekbaar maakt.

Inhoudingsplicht fiscale en sociale schulden: vernieuwde verificatietool

Ondernemingen actief in de bouw-, bewakings- of vleessector moeten nagaan of hun medecontractanten nog openstaande fiscale of sociale schulden hebben. Dit nazicht moet op twee momenten gebeuren, in eerste instantie bij het afsluiten van een contract met een onderaannemer.  Ten tweede bij het uitvoeren van de betaling van elke factuur voor de geleverde werken.

Als een medecontractant openstaande fiscale of sociale schulden heeft, geldt er een zogenaamde inhoudingsplicht. Deze inhoudingsplicht houdt in dat de opdrachtgever openstaande fiscale schulden voor  15% van het factuurbedrag (exclusief btw) moet inhouden en moet doorstorten naar de FOD Financiën. Voor openstaande sociale schulden bedraagt het in te houden bedrag 35% van het factuurbedrag (exclusief btw). Ook dit bedrag moet onmiddellijk doorgestort worden naar de RSZ.

Indien niet aan de inhoudingsplicht voldaan wordt, kan de onderneming aansprakelijk gesteld worden voor de volledige fiscale en/of sociale schulden van haar onderaannemer.

 

Nieuwe tool

Om snel na te gaan of er al dan niet sprake is van inhoudingsplicht, werd recent een nieuwe online tool gelanceerd. Via de website www.checkinhoudingsplicht.be kan met behulp van het ondernemingsnummer van de onderaannemer de status van de onderneming nakijken.

Bij de raadpleging kan ook een attest met beperkte geldigheidsduur worden afgedrukt.

Voor meer info over deze maatregel mag u met een van onze medewerkers contact opnemen.

Btw-regime controleren op Intervat

Goed nieuws voor alle ondernemingen die regelmatig hier in België werken in onroerende staat verrichten. Sinds deze zomer is het mogelijk om via INTERVAT Belgische btw-nummers na te kijken. In het bijzonder kan u de geldigheid, de datum van activering en het btw-regime achterhalen.
 
Dit zorgt ervoor dat u kan te weten komen of u terecht de btw mag verleggen. Vele onder u gebruikten ten onrechte de Europese VIES-website om na te gaan of de verleggingsregeling kon toegepast worden. Daar komt nu een eind aan.
 
Met de tool ‘btw-regimes” op INTERVAT kan u voortaan te weten komen of uw onderneming facturen mag opmaken met verlegging van heffing van de btw.
 
Ter informatie geven wij graag nog even mee dat de tegenpartij aan volgende voorwaarden moet voldoen om de verleggingsregel toe te passen:
  • een in België gevestigde btw-plichtige is gehouden tot het indienen van de periodieke btw-aangifte;
  • een niet in België gevestigde btw-plichtige is die in België over een aansprakelijk vertegenwoordiger beschikt.

 

Voor meer info, neem gerust met ons contact op.

Samenwerking Boekhoudkantoor H. Helsloot

Wij zijn verheugd mee te delen dat wij vanaf heden een samenwerking aangaan met Boekhoudkantoor H. Helsloot uit Lier. In het kader van “samen staan we sterk” gaan we de krachten bundelen op vlak van organisatie, kennis en ervaring.

Met Han Helsloot trekken wij een zeer bekwaam en ervaren erkend boekhouder aan, die zijn jarenlange ervaring met ons zal delen.

Boekhoudkantoor Marien zal daarnaast klaarstaan om hem bij alles te ondersteunen.

Wij zijn er dan ook rotsvast van overtuigd dat deze professionele samenwerking zijn vruchten zal afwerpen.

Welkom in ons team Han!

 

Loon cash uitbetalen in uw horecazaak mag niet meer!

Van degenen die nog niet op de hoogte zijn geven wij u graag mee dat verboden is om in uw horecazaak loon cash uit te betalen.

Een wetswijziging maakte het duidelijk dat werkgevers de lonen verplicht per overschrijving, circulaire cheque of postassignatie moeten betalen.

Deze nieuwe regel geldt voor alle werknemers, ook voor bvb. gelegenheidswerknemers, flexi-jobbers e.a..

Wat zijn de mogelijke sancties?

Als u het verbod niet naleeft, wordt dit feit gelijkgesteld met het niet betalen van het loon. Uw onderneming riskeert bijgevolg:

•             dat de werknemer zijn loon een tweede maal vordert;

•             de sancties voorzien voor het niet uitbetalen van het loon, namelijk een sanctie van niveau 2 van het sociaal strafwetboek (een strafrechtelijke geldboete van 300 tot 3.000 euro of een administratieve geldboete van 50 tot 1.500 euro).
Deze geldboete wordt vermenigvuldigd met het aantal werknemers waarvoor u de nieuwe richtlijnen niet respecteerde.

Hinderpremie vanaf 1 juli 2017

Ondervindt uw onderneming hinder van openbare werken? Dan is er goed nieuws voor uw onderneming, onder bepaalde voorwaarden kan u een zogenaamde hinderpremie krijgen van de Vlaamse Overheid.

Deze hinderpremie, een forfaitair bedrag van € 79,07 per kalenderdag (2017) gedurende een maximumperiode van 30 dagen, kan aanzien worden als een soort van inkomstencompensatie.

Wat moet u verstaan onder deze hinderpremie?

Als uw onderneming hinder ondervindt van openbare werken die de toegang tot uw vestiging ernstig bemoeilijken, kunt u onder bepaalde voorwaarden een hinderpremie krijgen van de Vlaamse Overheid.

Indien u een dergelijke brief van Vlaio ontvangt of u vermoedt recht te hebben op de hinderpremie kan u gerust met uw dossierbeheerder contact opnemen.

Deze zal u graag bijstaan tijdens de gehele aanvraagprocedure.

Wie kan van de vergoeding genieten?

•             Maatregel enkel van toepassing voor micro-ondernemingen: minder dan 10 werknemers, jaarlijks omzetcijfers lager dan € 2 miljoen;

•             Er moet sprake zijn van ernstige hinder door werkzaamheden;

•             Voornaamste activiteit omvat het rechtstreeks verkopen of verstrekken van diensten in de bebouwde inrichting van de onderneming;

•             Er worden geen andere beroepsinkomsten genoten dan de inkomsten uit de werkzaamheden die de hinder ondervindt;

•             De inrichting moet minstens 7 opeenvolgende kalenderdagen gesloten zijn;

Hoe moet u de hinderpremie aanvragen?

Als u in aanmerking komt voor de hinderpremie, dan brengt het Vlaio uw onderneming per brief op de hoogte van de werken die gepland staan. Uiteraard kan u zelf bij het Vlaio een aanvraag indienen indien zij u niet op de hoogte brachten.

In de brief staat meer informatie over de komende werkzaamheden en over de mogelijkheid om de hinderpremie aan te vragen.

Minstens 7 dagen voor de sluiting moet de zelfstandige bij het Participatiefonds Vlaanderen twee documenten indienen, namelijk een formulier tot aanvraag van de vergoeding en het attest van hinder van de gemeente.

Uw onderneming kan de premie maximaal 1 keer per jaar en 1 keer per hinderperiode aanvragen. Voor openbare werken die alles samen meer dan 1 jaar duren, kunt u de hinderpremie dus maar één keer krijgen.

Als u door die openbare werken uw vestiging tijdelijk moet sluiten, kunt u een bijkomende sluitingspremie krijgen.

Meer info: http://www.vlaio.be/maatregel/inkomenscompensatievergoeding-zelfstandigen

Kilometervergoeding vanaf 1 juli 2017

Wanneer een werknemer beroepsverplaatsingen maakt met de eigen wagen, kan hij van zijn werkgever een terugbetaling krijgen van de gemaakte autokosten.

De werknemer bewijst ofwel de werkelijke uitgaven of maakt hij gebruikt van een forfaitaire vergoeding.

Naar jaarlijkse gewoonte werd de forfaitaire kilomtervergoeding per 1 juli aangepast.

Van 1 juli 2017 tot en met 30 juni 2018 bedraagt de kilometervergoeding maximaal € 0,3460 per kilometer.

Om gebruik te kunnen maken op dit forfaitair bedrag mogen de afgelegde kilometers op jaarbasis maximaal 24.000 kilometer bedragen. In geval er meer dan 24.000 kilometer per jaar afgelegd worden, moet de reële kosten in rekening gebracht worden.

Mag ik beschadigde goederen zomaar weggooien?

Het is altijd mogelijk dat sommige goederen onbruikbaar worden. Stel u maar voor dat een aantal zaken cement gescheurd of nat geworden zijn of er een palet tegels omgevallen is waardoor de meeste gebroken zijn. Deze belanden waarschijnlijk in één keer in de container.

De kosten blijven zonder twijfel aftrekbaar daar deze oorspronkelijk bedoeld waren om beroepsinkomsten te genereren.

Het grote probleem zit er echter wel in het feit dat uw voorraad niet klopt. U koopt allerhande materialen en verbruikt deze en geeft ze aan op uw facturen. Bevinden die materialen zich niet langer in uw voorraad, dan kunnen ze uiteraard niet meer op een verkoopfactuur terug te vinden zijn.

Zorg daarom voor bewijsstukken. Neem foto’s van de kapotte materialen en vermeld hierbij eventueel ook de oorzaak van de schade. De foto’s zijn geen sluitend bewijs, maar uw controleur zal met stevige argumenten moeten afkomen om u te kunnen belasten op niet aangegeven omzet. Ook een expertiseverslag van uw verzekeraar (bij grotere schade) is natuurlijk een stevig bewijs. Het is hoe dan ook van groot belang om effectief verloren materialen aan te tonen, dit zorgt later dan niet voor problemen.

Het gaat hier echter niet over een paar vijzen die verloren zijn gegaan, een kleine hoeveelheid levert in principe geen problemen op. Een volledig pallet tegels, valt echter wel op.

Zorg dus zeker voor een vorm van bewijsstukken die u bij een latere controle kan voorleggen.