Binnenlandse dagvergoedingen in een nieuw jasje gestoken

Zoals u ongetwijfeld weet kan uw onderneming voor uw werknemers of bedrijfsleiders die vaak op de baan zijn een vergoeding toekennen ter compensatie van de kosten die zij maken tijdens deze dienstreizen. Hierbij worden ofwel de reële kosten betaald ofwel valt u terug op het forfait.

Om deze forfait correct toe te passen is het aangewezen om de forfaits te gebruiken die worden toegekend aan de ambtenaren van de federale overheid.

De voorwaarden waaraan moet worden voldaan om gebruik te kunnen maken van deze forfait, alsook de vooropgestelde bedragen werden vanaf 1 september[1] grondig gewijzigd.

Voortaan zal er slechts aanspraak kunnen worden gemaakt op een vergoeding voor dienstreizen in België op voorwaarde dat volgende regels cumulatief worden voldaan:

  1. de dienstverplaatsing bedraagt minstens 6 uur
  2. de dienstverplaatsing vindt plaats buiten een straal van 25 km buiten de administratieve zetel
  3. er mag geen andere vergoeding ter compensatie van een maaltijdkost worden toegekend

Indien aan bovenvermelde voorwaarden is voldaan kan er een dagelijkse vergoeding voor verblijfkosten worden toegekend ten belope van € 16,73 (niet-geïndexeerd 10 euro). Dit bedrag is volledig belastingvrij.

Daarenboven is er voorzien in een aanvullende vergoeding voor verblijfkosten indien het personeelslid of de bedrijfsleider buiten zijn woonplaats moet logeren en dit de nodige kosten met zich teweegbrengt. Hiervoor moeten de volgende regels cumulatief worden voldaan:

  1. het gaat niet om kosteloze logies
  2. de dienstverplaatsing bedraagt meer dan 75 km
  3. de kosten voor het verblijf worden persoonlijk ten laste genomen, m.a.w. betekent dit dat uw onderneming niet mag instaan voor de kosten die samenhangen met uw verblijf zoals o.a. hotelkosten, kosten ontbijt ed.

Het bedrag van deze vergoeding bedraagt € 125,51 per nacht (niet-geïndexeerd 75 euro).

Combinatie is mogelijk

De reisvergoeding met overnachting sluit die zonder overnachting NIET uit.

U vertrekt bvb. dinsdagmorgen naar een klant in Gent. U neemt onderweg een lunch en ’s avonds overnacht u ter plaatse (inclusief avondmaal en ontbijt).

U heeft dan recht op een vergoeding van € 16,73 voor uw middagmaal én € 125,51 voor de overnachting, ofwel € 142,24.

Maandelijkse forfaitaire kostenvergoeding

Daarnaast voorziet het koninklijk besluit in de mogelijkheid om een maandelijkse forfaitaire kostenvergoeding toe te kennen.

Als de aard van de functie zelf regelmatige prestaties buiten de administratieve standplaats impliceert en in afwijking van de voorwaarde van de duurtijd en de omvang van de verplaatsing, kan er besloten worden om een maandelijkse forfaitaire vergoeding toe te kennen die gelijkstaat met een aantal keren de dagelijkse vergoeding (maximum 16 keer voor voltijdse prestaties).

40 dagen- regel

Er mogen geen dagvergoedingen toegekend worden indien een opdracht bij een klant 40 dagen of langer duurt (deze 40 dagen moeten niet noodzakelijk op elkaar volgen).

Aftrekbaar voor uw vennootschap

De toegekende dagvergoedingen zijn volledig aftrekbare beroepskosten voor uw vennootschap.

Meer info?

Aarzel niet om ons te contacteren indien u meer informatie wenst.

 

[1] de nieuwe regels werden uitgeschreven in het Koninklijk besluit van 13 juli 2017